Foire aux questions

Assurances

Comment obtenir une copie du sommaire d’assurance?

Vous pouvez télécharger le sommaire d’assurance dans la section Administration sous l’onglet de Ressources de club. Vous le trouverez dans l’encadré Assurances

Comment obtenir un certificat d’assurance pour un évènement?

Pour toute demande de certificat ou question, le club doit communiquer avec la société Univesta au numéro 1-855-864-8378 ou par courriel à l’adresse optimist@univesta.ca

Base de données

Comment faire pour accéder à la base de données Connexion Dirigeants OFC?

Rendez vous sur le site optimiste.org et cliquez sur le lien Zone Membres Optimistes dans le coin supérieur droit de l’écran, ensuite sur le lien Connexion Dirigeants OFC. À partir de la page d’accueil de la base de données, choisissez votre mode de connexion et entrez vos identifiants.

Je n’ai pas reçu de code pour accéder à la base de données, que dois-je faire?

OFC ne vous enverra pas de code. Il suffit que votre adresse courriel inscrite dans la fiche de membre à OFC soit identique à celle que vous utilisez pour vous connecter à votre compte Facebook ou Google.

Je ne suis pas à l’aise à l’ordinateur, est-ce que je peux demander de l’aide à un de mes proches ou un autre membre Optimiste de m’aider pour mettre à jour ma liste d’effectif?

Oui, en tout temps vous pouvez vous faire aider afin de vous familiariser à notre base de données.

Administration

Comment faire pour mettre à jour les informations du club et notre liste?

Un tutoriel a été créé afin de vous aider à vous familiariser avec la base de données. Vous pouvez y accéder dans la section Ressources de club sous l’onglet Formation ou en allant directement dans la page d’accueil de la base de données en cliquant sur Connexion Dirigeants OFC dans le coin supérieur droit du présent site web. 

Qui peut accéder à la liste de membres de notre club?

Seuls les dirigeants de club pour y accéder et mettre à jour les informations du club.

À combien s’élève la cotisation annuelle avec OFC?

Jusqu’à la fin du projet pilote de trois ans (septembre 2024), la cotisation est de 85 $ pour un membre régulier, 35 $ pour membre collégial/universitaire et 35 $ pour un membre à vie.

Quelles sont les dates de cotisations à OFC?

1er octobre, 1er janvier, 1er avril et 1er juillet

Combien coûte l’ajout d’un nouveau membre?

Les frais de nouveau membre sont de 15 $.

Comment doit-on informer OFC de l’ajout d'un nouveau membre?

Un des dirigeants de club (président, secrétaire et trésorier) doit procéder à la mise à jour de liste (ajout/radiation) directement en ligne dans la base de données d’OFC.

Est-ce qu’on peut commander des trousses de bienvenue?

Non, vous pouvez télécharger la trousse à partir de la section Ressources de club sous l’onglet Croissance

L’épinglette et la lettre de bienvenue seront envoyées automatiquement au président du club.

Comment faire un transfert de membre?

Une fois le membre radié de son club actuel, le nouveau club peut l’ajouter à sa liste d’effectif dans la base de données d’OFC. Les frais d’inscription de 15 $ s’appliqueront.

Est-ce qu’il y a des frais de retard sur les cotisations avec OFC?

Non, il n’y a AUCUNS frais de retard.

Notre facture ne reflète pas notre effectif, car plusieurs membres ont quitté le club. Est-ce que je peux recevoir une nouvelle facture ou modifier celle que j’ai reçue?

Non, les factures de cotisations ne sont pas modifiables, car les redevances à payer à Optimist international et les assurances pour les clubs sont basées sur le nombre total inscrit à OFC au moment de la facturation. Toute radiation doit être faite, au plus tard, le dernier jour avant le début d’un trimestre.

Quelles sont les dates butoirs pour apporter des changements à notre liste d’effectif afin de ne pas être facturé pour ceux qui ne sont plus membres?

Les dates butoirs pour faire des modifications à l’effectif du club sont : 30 septembre, 31 décembre, 31 mars et 30 juin.

De combien de temps dispose le club pour payer ses factures auprès d’OFC?

Toutes les factures sont payables dès leur réception.

Quels sont les modes de paiement disponibles avec OFC?

  • Virement bancaire disponible auprès des institutions financières suivantes :
  • RBC Banque Royale du Canada et Caisse Desjardins
  • Virement Interac à l’adresse : comptabilite@optimiste.org. La réponse par défaut pour le virement : OPTIMISTES
  • Par chèque payable à l’ordre d’Optimistes Francophones Canadiens ou OFC

Est-ce qu’il existe un formulaire Mon club?

Non, OFC est un organisme vert, donc sans papier. Les mises à jour doivent être faites en ligne par un des dirigeants dans la base de données d’OFC.

Est-ce qu’il existe un formulaire Rapport d’élection des dirigeants ?

Non, OFC est un organisme vert, donc sans papiers. Un des dirigeants de club (président, secrétaire et trésorier) doit remplir le rapport directement en ligne dans la base de données.

Comment obtenir une copie de notre facture de cotisations?

Tous les dirigeants peuvent accéder à la facturation en ligne. Connectez-vous à la base de données pour télécharger les copies.

Comment aviser OFC de la fermeture de notre club?

30 jours avant la date de fermeture, vous devez envoyer le procès-verbal de la réunion sur la dissolution du club. Pour une fermeture le 30 septembre, l’avis doit être envoyé au plus tard le 31 août. Le club doit acquitter toutes ses factures avec OFC lors de la demande de dissolution.

Comment savoir si notre club est inscrit au Registraire des entreprises?

Effectuez une recherche sur le site du Registraire des entreprises en accédant au service — rechercher une entreprise à partir du lien ci-dessous.

Loi 25

Mon club Optimiste est-il obligé de se conformer à la Loi 25?

Oui. La Loi 25 est une loi au Québec qui vise à encadrer les activités des organismes sans but lucratif, comme les clubs Optimistes. Il est important de se conformer à cette loi pour respecter les règles en vigueur et assurer le bon fonctionnement de votre club. En vous conformant à la Loi 25, vous contribuez à la transparence et à la légitimité de vos activités. Votre engagement à respecter la loi renforcera la crédibilité et la pérennité de votre club Optimiste.

Où trouver la documentation relativement à la Loi 25?

Vous trouverez toute l’information à ce sujet sur la page : membres.optimiste.org/loi-25

Où trouver les Pratiques exemplaires en matière de protection des renseignements personnels?

Vous pouvez les trouver dans la section: membres.optimiste.org/loi-25

Marketing

Où trouver les logos d’OFC?

Les logos sont disponibles dans la section Marketing sous l’onglet Ressources de club du présent site web. 

Mon club souhaite avoir le nouveau logo, à qui dois-je envoyer ma demande?

Vérifiez dans la page web Ressources de club sous l’onglet Administration que votre club n’a pas déjà un logo de club dans l’encadré Documents administratifs, sinon envoyez un courriel à l’adresse communication@optimiste.org avec le nom et le numéro de club.

Est-ce que chaque club a un logo de club?

Nous y travaillons et nous en ajoutons chaque semaine. Vérifiez dans la section Administration sous l’onglet Ressources de club du présent site web,  que votre club n’a pas déjà un logo de club dans l’encadré Documents administratifs, sinon envoyez un courriel à l’adresse communication@optimiste.org avec le nom et le numéro de club.

Combien de temps cela prend-il pour l'obtenir une fois que nous en avons fait la demande?

Veuillez prévoir un mimimum de trois semaines. Pour en faire la demande, écrivez à communication@optimiste.org en spécifiant vos nom et numéro de club.

Peut-on apporter des modifications à notre logo?

Non, selon le Guide de l’identité de marque d’OFC, vous ne pouvez pas modifier le logo de club, d’OFC ou d’OI. Le nom de club ne doit pas figurer dans le cercle du logo, pas plus que vous ne pouvez y ajouter de banderole ou tout autre ajout graphique.

Voir le Guide de l’identité de marque de marque d’OFC

Voir le Guide de référence concis pour les clubs

Existe-t-il un Guide d'utilisation des marques de commerce d’OFC?

Oui , vous pouvez le trouver dans la section Marketing du présent site web dans l’encadré Marque d’OFC. 

Où puis-je trouver le Guide concis de l'identité de la marque à l'intention des clubs

Vous pouvez le trouver dans la section Marketing dans l’encadré Marque d’OFC.

Fournitures

Comment commander des fournitures Optimistes pour les clubs?

Les articles promotionnels sont disponibles à la boutique OFC en ligne.

Vous pouvez y accéder dans le lien de menu Boutique OFC du présent site web.

Est-ce que notre club peut commander des fournitures chez un fournisseur non autorisé par OFC?

Oui, les clubs peuvent dorénavant commander chez un fournisseur non autorisé par OFC à condition de faire approuver l’utilisation du logo par notre service des communications. Envoyez votre demande à l’adresse communication@optimiste.org.

Fondation

J’ai fait un don et je n’ai pas eu mon reçu pour mon don de la Fondation, qui dois-je contacter?

Pour toute question au sujet des reçus de dons et autres, contactez le personnel de la Fondation à l’adresse info@optimistfoundation.ca ou par téléphone au 514 982-1600 ou 877 882-2525.

Est-ce que mon club peut remettre des reçus pour les dons?

Non, les clubs ne peuvent pas remettre de reçus pour les dons, car ils ne sont pas des organismes de bienfaisance ou une fondation.

Seule la Fondation Optimiste des enfants canadiens peut remettre un reçu pour votre club grâce au programme Via la Fondation. optimistfoundation.ca/fr/maison